転職活動に関するQ&A
企業から退職証明書を求められました。退職証明書とは何ですか?
内定企業によっては必要になる書類です。取得方法等について説明します。

退職証明書は転職の際に必要な書類の1つです。事例としてはあまり多くないかもしれませんが内定企業から提出を求められることがあり、会社を退職していることを証明するためのものです。退職証明書の内容や目的、発行方法の他に混同しやすい離職票との違いについて考察してきます。

退職証明書とは?
退職証明書は会社を退職していることを証明するための書類であり、複数の企業に所属していないことや社会保険加入のために被保険者資格がないことを証明する書類として使用されます。雇用保険や厚生年金保険、健康保険は複数の企業で二重加入することはできませんので、転職者が前の企業での被保険者資格を失っていることを確認するために必要となります。
また、市役所で国民健康保険へ変更・加入する場合や、ハローワークで失業保険の給付手続きを行う際に離職票の代わりとして退職証明書の提出が求められる場合もあります。
退職証明書の提出を求める主な理由としては、企業側が転職者が提出した書類の内容を確認するためといえます。履歴書や職務経歴書について内容を裏付ける証拠はありませんので、退職証明書から退職時期や退職理由の正確な情報を把握する事が出来ます。
退職証明書と離職票
離職票とは?
離職票とは退職者が在籍していた企業が管轄のハローワークに離職証明書を提出した際に交付される書類の一部です。離職票には企業からの提出書類に基づいて退職理由や過去半年間の給与、出社日などの情報が記載されています。 使用目的としては市役所で行う国民健康保険の変更や加入手続きやハローワークでの基本手当の給付手続き、社会保険に関する手続きの証明に使用されます。
退職証明書と離職票の違い
退職証明書と離職票の大きな違いは発行元です。退職証明書は企業が発行する文書であるのに対し、離職票は国が公的機関を通して発行する公文書です。退職証明書は企業が発行しているため書き方や書式に指定はありませんが、離職票は国が発行しているため2枚にわたる詳細な情報と統一的な書式が特徴です。そして退職証明書は退職者からの申請によって発行されますが、離職票は退職時の発行が法律で義務付けられている点にも違いがあります。
退職証明書に記載されている内容
退職証明書に記載されている項目についてご紹介します。企業の書式に準じますが、基本的な内容は下記に記載する項目にて記載されることがほとんどです。
  • 退職年月日
  • 使用期間
  • 業務の種類
  • 地位
  • 賃金
  • 退職の事由
これらの項目のどれを退職証明書に記載するかは退職者が申請の際に選択することができますが、一部の記載を伏せた状態で退職証明書を転職先の企業に提出した際に説明を求められるケースもありますので注意しましょう。
退職証明書の申請
退職証明書は多くの場合内定後や最終面接時など転職活動の後半に提出を求められます。前述の通り離職票と違い退職証明者は申請によって始めて発行される書類ですので、急に書類が必要になった際に焦らないためにも退職証明書の発行時期や期限について確認しましょう。
退職証明書の発行
企業にとって退職証明書の発行は義務ではないため、必要な場合は企業の人事の担当者に問い合わせてみましょう。申請は書面が必要な場合もありますが、口頭で行い即日発行して貰える企業もあります。
発行時の注意点
退職証明書は退職後でないと申請できないというわけではなく、退職が確定していて退職年月日も決まっている場合は退職前でも発行してもらうことができます。退職前から転職活動を始める場合は早めに申請しておいた方がその後の手続きをスムーズに進めることが出来ると思われます。
最後に
退職証明書は自分の発言を裏付けるための資料であり、自分の信用を証明するための書類です。必要な場合に焦らなくても済むように事前の準備をしっかりと行い、スムーズな転職活動へ繋がるように注力しましょう。
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