転職コラム

応募書類の書き方、教えます

応募書類の準備

このお仕事に応募しようと決めたとき、まず第1歩として、応募書類の準備を始めます。
現在は、ホームページや電話での応募受付も多いのですが
面接の選考に進んだ場合など、お仕事の応募には、応募書類の準備がつきものです。

キャリアバンクでは、無料の書き方相談・添削アドバイスを用意しています。
お仕事を探している方と直接会って一緒に書き進めることは勿論のこと、
「自分なりに作ってみました」と下書きを送っていただいて、添削することも可能です。

私達が添削する時に、特に注意してチェックしていることをご紹介していきます。
意外な落とし穴が隠れているかも?
是非、皆さんのセルフチェックとして ご活用ください。

書き方のコツ

●日付の表記は揃っていますか?(和暦と西暦)
●意外な落とし穴?(履歴書と職務経歴書の統一)
●履歴書と職務経歴書の違いとは?
●職務経歴書って何を書くの?
●志望動機と自己PRは同じ内容でも良いの?

日付の表記は揃っていますか?

《 年月日の書き方 》
履歴書の欄外にある「○年○月○日現在」やご自分の生年月日、学歴・職歴・資格取得の「○年○月」など、
履歴書のなかで日付を書く場所は複数ありますが、和暦(昭和・平成・令和)、西暦が混在して
表記がバラバラになっている履歴書を時々見かけます。

より良い見映え、好印象になりますので 和暦・西暦の統一をお勧めしています。

ちなみに、日頃、お仕事探しをしている方から応募書類をお預かりして、
応募先の医療機関様・法人様にお届けしていますが
応募書類の年月日について、「和暦が良い」、「西暦が良い」といった 採用担当者の方の声は特にありません。
和暦、西暦のどちらを使うかは、皆さんの書き慣れたもの、使い慣れたもので構いません。

意外な落とし穴?

《 履歴書と職務経歴書の統一 》
職歴・勤務歴のある方がお仕事を応募する場合、
履歴書と一緒に「職務経歴書」を提出することが一般的になってきました。
履歴書の中だけ、職務経歴書の中だけ、という確認でチェックを終えていませんか?
履歴書と職務経歴書の両方で、表現の統一はできていますか?

入職や退職の年月を勘違いして、履歴書と職務経歴書を並べてみたときに
年月が異なっているというのは絶対に避けたい間違いです。
実は意外な落とし穴で、履歴書の中だけ、職務経歴書の中だけでチェックしている方をよく見かけます。
同時に提出する、もう1枚の別紙書類との照合も忘れずに確認してみてください。

職務経歴書とは? どうして必要なの?

職務経歴書を書いたことがない方から質問を受けることがあります。
履歴書では、学生から応募時の現在に至るまで「いつ・どこにいたか」を表し、
職務経歴書は、経歴について「いつ・どこで・何をしていた」を表すものと回答しています。

そう、職務経歴書は「何をしていた」の点をアピールする書類です。

例えば、とある医療事務さんの例です。
「〇年〇月~〇年〇月 △△△病院
 職種:医療事務
 雇用形態:正社員
 業務内容:受付・会計・レセプト全般・電話対応 等」

お仕事を探している方から、上記内容で添削依頼をいただいた場合
キャリアバンクでは、「数字情報・付属情報の追加」をアドバイスしています。
例えば、下記のような情報です。
・1日あたりの平均外来数
・何名体制の職員で業務をしていたのか
・電子カルテ、紙カルテ、使用していた医事コンピューターの名前は何か

その他には、とある看護師さんの例として
「院内委員会」「学会発表用の集計」「外部研修の参加歴」の追加をアドバイスしたこともあります。

アドバイスをすると「こんなことも書いていいの?」と驚かれたこともありますが
その職場で行ったこと、携わった活動すべてが、可能性を引き出す情報となります。

実際にあった、とある医療事務 Aさんの例です。

Aさんは、医療事務として眼科クリニックで4年間勤務していました。
地元で有名なクリニックで、予約制ではなく、1日平均100名超えの外来数でした。
Aさんは、眼科外来で受付・会計・レセプト全般を経験。
このたび、新しい診療科を学びたいと思い、内科クリニックに応募、面接に進みます。
初めは、内科レセプトの経験者が望ましいと採用判断をしていた事務長様でしたが
「あ、○○メーカーを使用したことがあるのですね。うちの病院も同じメーカーです」と共通点を見つけたり
「1日あたり○○人の患者様を〇名体制でまわしていたの大変だったでしょう。すごいですね」と
履歴書だけでは見えない数字や補足情報で見えるAさんの働きぶりを評価いただき、採用となりました。
情報はできるだけ詳しく書くことをキャリアバンクでは、オススメしています。

志望動機

キャリアバンクでは、原則、面接時の同行・同席を行っていますが、
とある看護師さんの面接での質問が強く印象に残っています。
「どうして、うちの病院を応募したのですか? ○○科の病院は市内にたくさんあるし、
あなたの家からは○○病院のほうが近くて通勤しやすいですよね」
この日の面接官は看護部長様、とても優しく人望厚い方なのですが、
面接時には、敢えて、するどい質問をします。
突然そのように質問されてしまったら、どのように答えますか。

お仕事を応募する時には「家から近い」「給与や待遇が良い」「休日数が多い」が決め手のことも多いでしょう。
しかし、それだけでしょうか。面接用の表向きな理由ではなく、自分が働こうとしている職場に対して
どんなところだろう、とホームページで調べてみたり、事前の情報集めをしていませんか?
それが、志望動機を書くときにコツ・ポイントとなります。

とても極端な例かもしれませんが、とある事務長様がこんなお話をされていました。
「履歴書を受け取った時、職歴はさらっとしか見ていない。
 これまで何をしてきたかも大切かもしれないが、うちの病院では
 これから何をしたいか、どんな貢献をしてくれるかを重視している」
このお言葉に志望動機の書き方のコツが隠れています。

志望動機は、
書きたい想いが溢れてしまい枠に収まりきらない(文字数が多すぎてしまう)方と
1行も書けないという方と様々です。
どうしても書けないという場合には、下記を網羅して書いてみましょう。

・自分の経歴概要
・応募先について、どんな点に惹かれたか・共感したか
・自分が今後どうしたいか

志望動機とは、是非ここで勤務したいという想いを伝える「ラブレター」です。

志望動機を1度決めてしまえば、その後に応募する2か所・3か所すべて同じ志望動機を書いて良いというものではありません。
書類を受け取って採用判断をする立場から見ると、どこに提出しても同じことを書いているんだろうな、というのは判ってしまうものです。
応募先それぞれに合わせて志望動機を作成しましょう。

この記事を書いた人

井川 恭子いがわ やすこ

大学卒業後、損保事務センター・BPOセンターにてスーパーバイザーに従事。採用企業側として、書類選考・面接選考を行った経験をいかしてキャリアバンクに入社。

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